従業員が仕事で使う文房具を自分のお金で購入したり、社長が個人のクレジットカードで会社のサーバー代を支払ったりすることがあります。

このような支払いは一般に「立替払い」と呼ばれます。しかし、会社の帳簿でも必ず「立替金」を使うわけではありません。会社から見れば、従業員や社長に返すべきお金があるため、通常は「未払金」や「役員借入金」という負債を計上します。

この記事の結論

  • 従業員が会社経費を払った：会社の負債なので、通常は「未払金」
  • 社長が会社経費を払った：短期の経費精算なら「未払金」、継続して残高を管理するなら「役員借入金」も使われる
  • 会社が従業員や取引先の負担分を払った：会社の資産なので「立替金」
  • 「立替金精算書」という書類名と、帳簿の勘定科目は別の話

以下では、法人の帳簿を前提に、仕訳と実務上の注意点を整理します。個人事業主の場合は、事業主本人が事業経費を個人のお金で払ったときの相手科目は、通常「事業主借」です。

「立替金」と「未払金」は会社から見たお金の向きが逆

科目名で迷ったときは、まず「最終的に誰が負担すべき支出か」を確認し、会社の立場から考えます。

状況 最初に払った人 最終的な負担者 会社から見た状態 主な科目
従業員が会社の備品代を払った 従業員 会社 従業員へ返す義務がある 未払金
社長が会社の経費を払った 社長 会社 社長へ返す義務がある 未払金・役員借入金
会社が従業員の私的支出を一時的に払った 会社 従業員 従業員から回収する権利がある 立替金
会社が取引先負担の費用を一時的に払った 会社 取引先 取引先から回収する権利がある 立替金
会社が出張前に概算額を従業員へ渡した 会社 未確定 精算前の一時的な支出 仮払金

「未払金」は貸借対照表の負債です。まだ従業員等へ返していない金額を表します。

これに対して「立替金」は貸借対照表の資産です。本来は他の人が負担する金額を会社が一時的に支払い、後で回収できる状態を表します。

日常会話では、どちらも「立替」と呼ばれます。国税庁の資料でも「従業員が立替払をした」「立替金精算書」という表現が使われますが、これは取引や書類の呼び方です。書類名が「立替金精算書」だから、帳簿でも「立替金」を使う、という関係ではありません。

従業員が会社経費を立て替えたときの仕訳

従業員が税込11,000円の事務用品を個人のお金で購入し、後日、会社が銀行振込で精算する例を考えます。ここでは分かりやすく税込経理方式で示します。

1. 従業員が購入したとき

借方 金額 貸方 金額
消耗品費 11,000円 未払金 11,000円

会社は事務用品を取得したため「消耗品費」を計上します。一方、会社のお金はまだ減っておらず、代わりに従業員へ11,000円を返す義務が生じるため、貸方は「未払金」です。

誰への未払いか分かるように、会計ソフトでは「未払金―山田さん」のように従業員別の補助科目を設けると管理しやすくなります。

2. 会社が従業員へ精算したとき

借方 金額 貸方 金額
未払金 11,000円 普通預金 11,000円

精算時は、購入時に計上した未払金を減らします。ここで再び「消耗品費」を計上すると、同じ経費を二重に計上することになるため注意が必要です。

税抜経理方式を採用している課税事業者では、購入時の借方を「消耗品費10,000円／仮払消費税等1,000円」のように分けます。仕入税額控除の可否や税区分は、保存した書類と取引内容に基づいて別途判定します。

購入と精算を1本の仕訳にしてもよいか

購入日と精算日が同じ事業年度内で、購入後すぐに精算し、未精算残高を管理する必要がない場合は、次のように精算時に1本の仕訳で処理することもあります。

借方 金額 貸方 金額
消耗品費 11,000円 普通預金 11,000円

ただし、従業員が増えた場合や、購入日と精算日が離れる場合は、この方法では未精算額が帳簿に現れません。特に決算日をまたぐと期間帰属を誤りやすいため、購入時に費用と未払金を計上し、精算時に未払金を消す2段階の処理を基本にすると安全です。

社長が立て替えた場合は「未払金」と「役員借入金」のどちらか

社長が税込33,000円の業務用クラウドサービス代を個人のクレジットカードで支払った場合、例えば次のように処理します。

未払金を使う場合

借方 金額 貸方 金額
通信費 33,000円 未払金 33,000円

役員借入金を使う場合

借方 金額 貸方 金額
通信費 33,000円 役員借入金 33,000円

どちらも、会社が社長へ返すべき負債を計上する点は同じです。使い分けの目安は次のとおりです。

  • 申請後すぐに精算する一時的な立替経費：未払金
  • 社長の立替が頻繁にあり、一定期間残高をまとめて管理する：役員借入金
  • 会社設立前後の支出など、社長が会社へ資金を入れている性格が強い：役員借入金

重要なのは、同じ性質の取引に同じ科目を継続して使い、帳簿残高と実際の未返済額を一致させることです。役員が複数いる場合は、役員別の補助科目を設けます。

役員借入金が多額のまま長期間残ると、金融機関の融資審査で、発生原因、返済予定、会社の資金繰りなどの説明を求められることがあります。役員借入金があるだけで必ず不利になるわけではありませんが、残高が増え続ける状態は避け、定期的に内訳と実在性を確認し、返済方針を整理しておくことが重要です。

また、社長個人から見れば、役員借入金は会社に対する貸付金です。社長に相続が発生した場合、この貸付金は原則として相続税の対象となる財産に含まれます。会社側の残高と社長個人側の認識を一致させ、相続時に債権の有無や金額で混乱しないよう管理しておきましょう。

会社が社長へ返済したときは、「未払金」または「役員借入金」を借方にし、普通預金を貸方にします。

「立替金」を使うのは会社が先に払ったとき

例えば、会社の預金から従業員の私的な購入代金10,000円を誤って支払ったものの、すぐに本人から回収することになった場合は、会社に回収請求権が生じます。

会社が一時的に支払ったとき

借方 金額 貸方 金額
立替金 10,000円 普通預金 10,000円

従業員から回収したとき

借方 金額 貸方 金額
普通預金 10,000円 立替金 10,000円

一時的な誤払いではなく返済が長期化する場合や、実質的に金銭を貸した場合は、「貸付金」等として管理すべきことがあります。特に役員への貸付けは、利息や税務上の取扱いも含めて別途検討が必要です。

取引先が負担すべき費用を会社が一時的に支払う場合も、真に代理して支払ったものであれば「立替金」を使うことがあります。ただし、契約上の負担者や取引の実態によっては、自社の売上と費用をそれぞれ計上すべき場合があります。「後で同額を請求する」という理由だけで、すべてを立替金処理できるわけではありません。

間違えやすい5つのポイント

1. 従業員の立替払いを「立替金」で処理する

会社が返す側なのに資産科目の「立替金」を使うと、残高が貸方に積み上がったり、マイナス残高になったりします。日常用語ではなく、会社に回収する権利と返済する義務のどちらがあるかで判断します。

2. 購入時と精算時の両方で経費を計上する

購入時に「消耗品費／未払金」を計上したなら、精算時は「未払金／普通預金」です。精算時にも「消耗品費／普通預金」とすると二重計上になります。

3. 個人カードと法人カードを同じように処理する

法人カードで購入した場合、通常、会社が返済する相手はカード会社です。個人カードで購入した場合、会社が返済する相手は、そのカードを使った従業員や社長です。同じカード払いでも、未払金の相手先が異なります。

日常経理を簡単にするには、そもそも個人カードでの立替を例外にすることが有効です。詳しくは事業用口座とクレジットカードを分ける理由をご覧ください。

4. 精算日だけを見て決算をまたぐ

3月決算の会社で、従業員が3月28日に会社の消耗品を購入し、4月5日に精算したとします。4月5日の支払だけを見て翌期の経費にすると、費用の計上時期を誤る可能性があります。

法人税上、販売費・一般管理費などを未払計上するには、事業年度末までに債務が成立し、その債務に基づく具体的な原因事実が発生し、金額を合理的に算定できることが基本です。要件を満たす3月中の購入であれば、3月に費用と未払金を計上し、4月の精算時に未払金を消します。

決算前には、未提出の経費精算がないか従業員へ確認し、購入日・サービス提供日と精算日を分けて確認しましょう。

5. 取引先へ同額を請求する費用をすべて「立替金」にする

取引先に実費と同額を請求していても、それだけで立替金処理が認められるわけではありません。誰が契約の当事者であり、誰がその費用を負担すべきかを確認します。

会社が取引先の代理として一時的に支払い、取引先に費用が直接帰属することが契約や証憑から明らかであれば、立替金として処理する余地があります。一方、会社自身がサービスや物品を仕入れ、自社の業務として取引先へ提供している場合は、支払額を自社の費用、請求額を自社の売上として計上すべきことがあります。「同額請求だから売上ではない」と即断せず、契約関係と取引の実態で判断することが重要です。

経費精算書と証憑をセットで残す

正しい仕訳だけでは、何のための支出かを後から説明できません。少なくとも、次の情報を経費精算書や経費精算システムに残します。

  • 支払日
  • 支払先
  • 購入した物品・サービス
  • 業務上の目的
  • 金額
  • 実際に支払った従業員・役員
  • 関係する領収書、レシート、請求書等
  • 承認者と承認日
  • 必要に応じて税率・税区分やインボイスに関する情報

従業員名が記載された適格簡易請求書を会社が保存する場合、消費税の仕入税額控除について追加の確認が必要です。国税庁は、従業員が会社に所属することが明らかになる従業員名簿等も併せて保存していれば、一定の場合に保存要件を満たすものとして差し支えないとしています。従業員を特定できる名簿等がなければ、従業員が作成した立替金精算書も必要です。

これに対し、宛名の記載が必要な通常の適格請求書が従業員個人名義で交付された場合は、その請求書だけでは会社の課税仕入れであることが明らかになりません。原則として、会社の課税仕入れであることを示す立替金精算書等と併せて保存します。適格簡易請求書なら常に精算書が不要、通常の適格請求書なら個人名義のままでよい、というわけではありません。

この取扱いは、すべての領収書や請求書について「従業員名義でも問題ない」とするものではありません。書類の種類、宛名、取引先、税率等を確認し、会社自身の課税仕入れであることを説明できる状態にします。

社内ルールとしては、宛名を記載してもらえる請求書や領収書は、原則として会社名義で取得する運用をおすすめします。適格簡易請求書は宛名がなくても制度上認められ、従業員名義の書類にも一定の取扱いがありますが、それらを通常運用の前提にする必要はありません。会社名義で統一しておく方が、会社の支出であることを確認しやすく、精算時の判断も簡単になります。

インボイス保存の補足

基準期間の課税売上高が1億円以下、または特定期間の課税売上高が5,000万円以下の事業者には、2023年10月1日から2029年9月30日までに行う税込1万円未満の課税仕入れについて、一定事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除を認める少額特例があります。また、従業員等へ支給する国内の出張旅費、宿泊費、日当等のうち通常必要と認められる部分には、出張旅費等特例が適用されることがあります。いずれも消費税の仕入税額控除に関する特例であり、業務上の支出であることを示す記録や、電子取引データの保存まで不要になるわけではありません。

また、従業員が電子メールやアプリから電子領収書を受け取った場合、その受領が会社の行為として行われたものであれば、会社の電子取引に該当します。紙に印刷するだけで終わらせず、元の電子データを会社側へ提出・保存する運用を決めておきましょう。

何が会社経費になるかの判断は、IT事業者の必要経費ガイドで詳しく整理しています。

小規模法人が決めておきたい経費精算ルール

仕訳の知識だけでなく、残高が自然に消える業務フローを作ることが重要です。

  1. 個人払いは、会社カード等が使えない場合に限定する
  2. 精算の申請期限と支払日を決める
  3. 領収書等と業務目的を申請時に記録する
  4. 従業員分は未払金、社長分は未払金または役員借入金など、科目を統一する
  5. 補助科目で相手別の未精算残高を管理する
  6. 毎月、申請一覧と未払金・役員借入金の残高を照合する
  7. 決算前に未申請分がないか確認する

クラウド会計の自動連携や補助科目の使い方は、マネーフォワード クラウド会計の導入手順も参考にしてください。

よくある質問

「未払金」ではなく「未払費用」を使うことはありますか

あります。ただし、従業員が購入した事務用品や、利用内容と金額が確定した単発のサービス代などの精算には、通常「未払金」が分かりやすいでしょう。未払費用は、借入金利息や給与、継続利用するサービスの料金など、継続的な契約に基づいてすでに提供を受けた役務のうち、まだ支払っていない期間対応分などで使われます。自社の勘定科目ルールに従って継続的に処理してください。

立替分を給与と一緒に振り込んでもよいですか

振込を同時に行うこと自体は可能ですが、給与と経費精算額は明細上で分け、帳簿でも区別します。会社が負担すべき実費の精算は給与そのものではありません。一方、実費と関係なく定額を支給する場合や、私的支出を会社が負担する場合は、給与課税等の検討が必要になることがあります。

領収書がなければ精算できませんか

領収書がないだけで直ちに会社経費にならないとは限りませんが、支払先、日付、金額、内容、業務上の目的を説明する資料が必要です。カード利用明細、注文履歴、メール、交通機関の利用記録なども確認し、社内の精算書に事情を記録します。消費税の仕入税額控除には別途、帳簿・請求書等の保存要件があるため、経費性と仕入税額控除を分けて判定します。

まとめ

従業員や社長が会社経費を立て替えたときは、会社から見れば「返すべきお金」です。したがって、通常は負債科目の「未払金」または「役員借入金」を使います。

一方、「立替金」は、会社が本来他の人の負担である金額を先に払い、後で回収するときの資産科目です。迷ったときは、会社に回収する権利があるのか、返済する義務があるのかを確認すれば、お金の向きを判断できます。

仕訳だけを合わせるのではなく、経費精算書・証憑・未精算残高をつなげて管理することが、経理ミスや二重計上を防ぐ基本です。未払金や役員借入金の残高が長期間消えない、個人のお金と会社のお金が混在しているなど、帳簿の整理に不安がある場合は、山城登久二税理士事務所へご相談ください。

参考資料